Relatório Técnico de Monitoramento

Após o envio do relatório de atividades, o mesmo está apto para ser monitorado pelo concedente.

O Relatório Técnico de Monitoramento é a análise do Relatório de Atividades realizada pelo órgão ou entidade estadual, na qual poderão ser solicitadas esclarecimentos adicionais (Ressalvas) à instituição receptora dos recursos e corrigir eventuais inconformidades.

Para os convênios o monitoramento é feito por amostragem ou segundo os critérios apontados pelo Art. 75 do decreto 48.745/2023. As parcerias, também, são monitoradas por amostragem conforme Art. 59 do decreto 47.132/2017.

Tipos de Registros de Execução

Os registros de execução são inserções (relatórios inseridos) no Sigcon-MG – Módulo Saída, pelo convenente ou OSC, da documentação comprobatória de todas as atividades realizadas na execução do convênio ou parceria, inclusive as relacionadas à gerência dos recursos repassados. Os registros de execução integram o processo de monitoramento e de prestação de contas.

O Módulo de Execução e Monitoramento possui três tipos de Registro de Execução:

Registro de Execução do Processo de Contratação/Aquisição:

Refere-se ao registro do processo de contratação ou aquisição de determinado bem, serviço e/ou obra. Neste tipo de registro serão informadas a forma de contratação, as informações dos fornecedores, valores, data da contratação;

Registro de Execução Física:

Refere-se ao registro qualitativo da materialização do objeto com a possibilidade de inclusão de fotos, vídeos e documentos complementares relativos à conclusão da entrega. Cada registro de execução física está vinculado a pelo menos uma meta e pode ou não estar vinculado a um processo de contratação/aquisição. Os Registros de Execução Física dividem-se em primários e secundários:

Primários:

São registros físicos que representam a concretização objetiva e inicial do tipo de atendimento pactuado no instrumento:

• Reforma ou Obra: registro de objetos da parceria/convênio relacionados ao contexto de construção e/ou modificação física de estruturas. A obra, de forma mais ampla, refere-se a um projeto ou qualquer trabalho da engenharia, incluindo a construção de novas estruturas/instalações físicas. Já a reforma consiste em modificações/ alterações realizadas em estruturas físicas já existentes. Nestes registros são inseridos os boletins de medição, os quais requerem obrigatoriamente as seguintes assinaturas: "Cadastrador de Registro de Execução" e "Responsável Legal". As assinaturas do "Engenheiro Fiscal da Obra", "Representante da Empresa de Engenharia" e "Engenheiro Responsável pela Execução" são opcionais;

• Serviços: registro em que o objeto está relacionado à contratação de serviços de terceiros, para realização de atividade ou conjunto de atividades, para atender às necessidades ou desejos de outra entidade, abrangendo uma ampla gama de setores. Ao contrário de bens tangíveis, os serviços são intangíveis e geralmente não resultam na posse de algo físico. Em vez disso, os serviços envolvem a entrega de habilidades, conhecimentos, experiências ou desempenho de alguma tarefa específica;

• Aquisição de Bens: registro do processo de obtenção de ativos tangíveis, materiais ou produtos por parte de uma pessoa, empresa ou organização. Esses bens podem incluir uma ampla variedade de itens, como bens de consumo, alimentos, material de expediente, material pedagógico, produtos de limpeza, combustível e gás, aquisição de equipamentos e materiais permanentes essenciais à consecução do objeto;

• Eventos: registro de ocorrência específica ou acontecimento em um determinado momento e local. É uma ocasião, encontro ou acontecimento que está aberto ao público em geral, ou seja, pode ser acessado e participado por qualquer pessoa interessada, ou também pode ser um evento idealizado para um público específico (público-alvo). Esses eventos são geralmente organizados com o propósito de entretenimento, educação, conscientização, promoção cultural, esportes, ou outros objetivos que envolvam a participação e interesse da comunidade;

Secundários:

São registros físicos que representam a concretização de uma ação vinculada a um registro principal:

• Eventos: como já relatado acima, trata-se de registro de ocorrência específica ou acontecimento em um determinado momento e local. Este registro pode atuar como primário ou secundário, conforme meta estabelecida. Falaremos mais deste tópico quando tratarmos das vinculações.

• Divulgação Física: registro da publicização do convênio ou da parceria em meio físico, podendo ser materializado por placas, cartazes, banners, outdoors, etc. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Divulgação Virtual: registro da publicização do convênio ou da parceria virtualmente. Pode ocorrer em redes sociais, sítios eletrônicos e mapas de OSCs. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição é facultativa;

• Satisfação do Público-Alvo: registro do grau de contentamento ou atendimento das expectativas por parte das pessoas que são o foco principal (público-alvo) do objeto do convênio ou parceria. O público-alvo é o grupo específico de indivíduos para os quais uma iniciativa é direcionada, e a satisfação desse público é um indicador importante de sucesso. A avaliação da satisfação do público-alvo pode ser realizada por meio de pesquisas de satisfação, feedback direto dos clientes, análise de métricas de desempenho ou outras ferramentas de avaliação. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Equipe remunerada pelo convênio/parceria: registro das informações relacionadas ao pagamento de pessoas da OSC (CLT). No caso, da equipe de trabalho, é necessário que haja a especificação das informações salariais por cada colaborador no que for relativo ao trabalho desenvolvido diretamente no objeto da parceria ou de maneira proporcional, caso a remuneração pelo instrumento seja parcial. A inserção destas informações pode ser feita de forma manual ou por upload de planilha modelo. Não é permitido a vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição;

• Viagem: registro das informações das viagens realizadas e previstas no plano de trabalho do convênio/parceria. Deverão ser registradas informações como a relação de viajantes, datas, descrição das atividades realizadas, etc (ex. Relatório de Viagem). Este registro deve ser vinculado a outros registros físicos, geralmente, aos Registros de Execução Física de Serviços relativos à aquisição de passagem aérea, hospedagem, traslado, etc. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Cumprimento de Finalidade: registro do cumprimento da finalidade do instrumento, comprovando a adequada execução dos objetivos e metas estabelecido no convênio/parceria e que os resultados previstos foram devidamente alcançados. Este registro deve ser vinculado a outros registros físicos, geralmente, aos Registros de Execução Física relativos aos serviços, aquisições ou obras/reformas que permitiram que aquela finalidade fosse cumprida (ex. registro de aquisição de bens: compra de ônibus escolar vinculada a um registro de cumprimento de finalidade: levar as crianças para a escola). A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa.

Registro de Execução Financeira

Refere-se ao registro de informações bancárias e de pagamento de determinada saída de recurso. Os registros financeiros são vinculados aos registros do de execução física. Dentro do registro de execução financeira temos dois registros:

1. O registro do extrato bancário: O extrato bancário é cadastrado automaticamente todo 1º dia do mês para contas do Banco do Brasil Gestão Ágil.

2. O registro da execução financeira: O registro é feito a partir da seleção do extrato bancário cadastrado automaticamente e seleção da operação bancária. Logo após é feito o detalhamento da despesa.

Prazo

CONVÊNIOS (Decreto nº 48.745/23)

Art. 50: § 1º – Os atos relacionados à execução do convênio de saída, com os seus elementos, incluindo a comprovação das despesas nos termos do art. 66, deverão ser registrados pelo convenente no Sigcon-MG – Módulo Saída e em outros sistemas a ele integrados, em até 30 dias contados da sua realização, conforme a Seção III deste capítulo, o Capítulo VII e as orientações constantes no Portal de Convênios de Saída e Parcerias, observado o art. 111.

Registros de Execução e Relatórios

O Módulo de Execução e monitoramento é composto pelos Registros de Execução, Relatório de atividades e Relatório Técnico de Monitoramento.

Os registros de execução são encaminhados e compõem o relatório de atividades. O relatório de atividades, após encaminhado, pode ou não ser monitorado. Caso sejo, seja monitorado com ressalvas, o mesmo pode ou não ser encaminho para que as mesmas sejam respondidas.

A seguir será detalhado mais sobre esses registros.

Comunicação

As comunicações possuem a finalidade do órgão ou entidade estadual comunicar e/ou alertar a instituição receptora dos recursos sobre um fato importante ocorrido no ciclo de vida do instrumento. Ao receber uma comunicação, o convenente deve dar ciência na mesma, informando que leu e está ciente daquela comunicação. São algum dos tipos de comunicação:

• Prazo;

• Orientação;

• Liberação de Recurso;

• Publicação de aditivo;

• Autorização;

• Recebimento da prestação de contas;

• Outros.

Notificação

As notificações possuem a finalidade de notificar a instituição receptora dos recursos que alguma situação identificada pelo órgão ou entidade estadual que está em desacordo com o pactuado no instrumento. Ademais, as notificações também possuem prazo de resposta. Cabe ao convenente a responsabilidade de responder dentro do prazo. Seguem abaixo os tipos de notificação:

• Descumprimento de condição suspensiva;

• Descumprimento de Prazo;

• Despesas inconsistentes;

• Descumprimento das regras de aplicação dos recursos enquanto não utilizados;

• Inconsistência no processo de contratação/aquisição;

• Descumprimento do dever de publicização/divulgação;

• Descumprimento do dever de identificação/plotar os bens;

• Descumprimento de medida saneadora apontada por órgão concedente ou órgãos de controle interno e externo;

• Outros.

Relatório de atividades

Por sua vez, o Módulo de Execução e Monitoramento possui três tipos de Relatórios de Atividades:

1. Relatório de Atividades: informações prestadas pela instituição receptora dos recursos que visam apresentar detalhes sobre a execução de determinado convênio ou parceria em um determinado período de tempo. Neste relatório, serão reunidos os Registros de Execução relativos ao período indicado e encaminhado para o órgão ou entidade estadual responsável pelo convênio, ou parceria (a indicação da periodicidade de emissão do Relatório de Atividades, que será definida conforme a complexidade do objeto pactuado, observado o intervalo máximo de 6 meses entre os relatórios);

2. Relatório de Atividades Final: documento emitido pelo convenente após o final da execução do objeto do convênio de saída, no qual deverá ser comprovado o cumprimento do objeto e dos resultados decorrentes da execução.

3. Relatório de Atividades de Natureza continuada: informações prestadas pela instituição receptora dos recursos que visam apresentar detalhes sobre a execução de determinado convênio ou parceria em um determinado período. Ele se diferencia por não haver vinculação de processos físicos ao mesmo (e consequentemente de contratação e financeiro) e por ser específico para convênio e parcerias de natureza continuada. Como não há os registros de execução vinculados ao mesmo, ele tem um conjunto de abas maior para abarcar essas informações.

Prazos de para envio:

PARCERIAS (Decreto Estadual nº 47.132/17)

O relatório de monitoramento deve ser enviado no prazo de até quinze dias após o término do período a ser monitorado, informando o andamento da execução do objeto;

CONVÊNIOS (Decreto nº 48.745/23)

O Relatório de Atividades deve ser enviado no prazo de até 45 dias após o término do período estabelecido no instrumento jurídico para o monitoramento.

Regras

1. Ao cadastrar o relatório de atividades é informado(vinculado) o registro de execução física. Para o registro de execução física aparecer para ser vinculado é preciso, se for o caso, ter o processo de contratação e financeiro vinculados (Ver Ordem e Vinculações dos Registros).

2. É possível elaborar um relatório de atividades sem o registro de execução física.

Auditoria de Ações no Sistema

Todas as ações realizadas no sistema são passíveis de auditoria, garantindo transparência, segurança e rastreabilidade dos processos. O sistema registra de forma automática e contínua informações essenciais para auditoria, como:

1. Identificação do Usuário: Cada ação é associada ao identificador único do usuário que realizou a operação.

2. Registro de Data e Hora: Toda ação é registrada com a data e hora exatas em que foi executada, assegurando uma linha do tempo precisa.

3. Descrição da Ação: Cada operação registrada inclui uma descrição detalhada da ação realizada, como cadastro, alteração, exclusão ou assinatura.

4. Dados Antes e Depois: Em ações que envolvem modificações (retificação ou reposta de ressalvas), o sistema armazena tanto os dados originais quanto os dados atualizados, permitindo a comparação e identificação de mudanças específicas.

Os Instrumentos de Natureza continuada são parcerias ou convênios de saída firmadas para a realização de atividades de natureza contínua, ou seja, atividades que precisam ser realizadas rotineiramente para a garantia da prestação do serviço público. Conforme apontado, estes serviços e aquisições são realizados frequentemente pela Administração Pública, sendo inviável que cada saída de recursos seja registrada de maneira pormenorizada pela OSC parceira ou pelo convenente.

Portanto, ao invés de registrar cada etapa da execução (processo de contratação/aquisição, físico e financeiro), os responsáveis por esse registro no sistema irão registrar a execução diretamente no Relatório de Atividades. O sistema irá identificar automaticamente que aquele instrumento é de natureza continuada e acrescentará abas ao Relatório de Atividades, onde será possível inserir maior detalhamento da execução. Não será necessário realizar os registros de execução em separado, basta registrar diretamente no Relatório de Atividades.

Exclusão

Antes dos registros de execução e relatórios serem encaminhados, os mesmos podem ser excluídos pelos usuários que compõem sua organização. Após serem encaminhados os mesmos podem ser cancelados ou retificados.

Cancelamento

Após os registros de execução e relatórios serem encaminhados é possível solicitar o cancelamento dos mesmos. Para tal, é necessário solicitar e justificar a solicitação de cancelamento. Cabe ao órgão concedente analisar e aprovar ou não a sua solicitação.

Retificação

Após os registros de execução e relatórios serem encaminhados é possível solicitar a retificação (correção/alteração) dos mesmos. Para tal, é necessário solicitar e justificar a solicitação de retificação. Cabe ao órgão concedente analisar e aprovar ou não a sua solicitação.

Os relatórios gerenciais possuem a finalidade de apoiar o processo de acompanhamento de órgãos e entidades estaduais, considerando que alguns deles possuem um grande volume de instrumentos para monitoramento. Seguem abaixo os tipos de relatórios disponíveis:

• Repasse de Recurso: emissão de relatório com a relação de instrumentos cujo recurso foi liberado pelo órgão ou entidade estadual;

• Instrumento com Saída de Recurso: emissão de relatório com a relação de instrumentos que possuem execução de despesas (saídas bancárias para pagamento de despesas);

• Relatórios de Atividades Encaminhados: emissão de relatório com a relação de instrumentos cujos relatórios de atividades foram encaminhados;

• Relatório de Atividades não encaminhados: emissão de relatório com a relação de instrumentos cujos relatórios de atividades não foram encaminhados e fora do prazo de envio.