Execução

É o conjunto de ações que se destinam ao alcance do objeto pactuado no instrumento jurídico, devendo ser realizadas dentro do período de vigência que se inicia a partir da publicação do instrumento no Diário Oficial Eletrônico Minas Gerais – DOMG.

Monitoramento

É o conjunto de práticas realizadas de modo contínuo que se destinam ao acompanhamento da execução para garantir que os resultados pactuados sejam alcançados, com o intuito de prevenir ou corrigir eventuais inconformidades, realizado pela Administração Pública ou com apoio de terceiros.

Prestação de contas

É um procedimento formal de controle e regularidade da gestão de recursos públicos que pode se dar de forma parcial, para a liberação de novas parcelas, ou final, avaliando-se a execução na totalidade.

Nesse sistema decisório, configurado por relatório, trata-se de uma análise quantitativa e qualitativa do cumprimento do objeto da Parceria/Convênio e o alcance das metas e dos resultados previstos, com a conclusão do instrumento.

Neste módulo, a realização de acompanhamento da regularidade e conformidade da execução do objeto é essencial. Tanto para os convênios quanto para as parcerias há responsabilidades previstas:

PARCERIAS (Decreto Estadual nº 47.132/17)

São responsabilidades da OSC parceira:

§ 3º – Para possibilitar o monitoramento e a avaliação, a OSC parceira deverá apresentar ao órgão ou entidade estadual parceiro:

I – periodicamente, relatório de monitoramento, no prazo de até quinze dias após o término do período a ser monitorado, informando o andamento da execução do objeto;

São responsabilidades dos gestores das parcerias (OEEP):

Art. 56 – A execução da parceria será monitorada pelo gestor da parceria, nos termos dos arts. 58 a 62 da Lei Federal nº 13.019, de 2014.

I – periodicamente, relatório de monitoramento, no prazo de até quinze dias após o término do período a ser monitorado, informando o andamento da execução do objeto;

CONVÊNIOS (Decreto nº 48.745/23)

São responsabilidades dos órgãos concedentes:

I – monitorar e fiscalizar a execução do convênio de saída, devendo zelar pelo alcance do objeto e da finalidade pactuados e pela correta aplicação dos recursos a ele vinculados;

IV – analisar os registros e relatórios de atividades e as prestações de contas apresentadas pelo convenente;

São responsabilidades dos convenentes:

Art. 73 – O convenente elaborará o Relatório de Atividades com o objetivo de demonstrar o cumprimento do cronograma e das metas estabelecidas no plano de trabalho, em até 45 dias após o término do período estabelecido no instrumento jurídico, observado o art. 111.

Parágrafo único – No caso de divergência entre as metas previstas no plano de trabalho e as demonstradas no Relatório de Atividades, o convenente deverá apresentar justificativa ao concedente.

Emissão do Relatório de Atividades, que será definida de acordo com a complexidade do objeto pactuado, observado o intervalo máximo de 6 meses entre os relatórios;

O Módulo de Execução e Monitoramento poderá ser acessado se os perfis forem dados adequadamente àqueles responsáveis pela execução e monitoramento dos convênios e parcerias.

Os perfis estão divididos em internos e externos e serão concedidos conforme a regra de acesso já criada para os órgãos e entidades estaduais (administrador de segurança) e agentes externos (responsável legal).

Usuário Externo: Organizações da Sociedade Civil (OSC) e Entidades Municipais

Perfis disponíveis:

• Cadastrador: registra as informações e assina os Registros de Execução e Relatórios de Atividades para o Estado. O cadastrador pode encaminhar os Registros de Execução para o Estado sem a assinatura do Representante Legal (exceção: registro físico de reforma/obra). Os Relatórios de Atividades podem ser encaminhados por ele, mas precisam da assinatura do Representante Legal; O cadastrador, também, pode solicitar a assinatura dos Registros de Execução par ao Representante Legal.

• Representante Legal: assina e pode encaminhar os Registros e Relatórios de Atividades para o Estado;

• Engenheiro Fiscal da Obra, Representante da Empresa de Engenharia e Engenheiro Responsável pela Execução: assina o Registro de Execução Física da obra/reforma.

Usuário Interno: Órgãos e Entidades Públicas

Perfis disponíveis:

• Cadastrador: registra as informações e assina o Relatório Técnico de Monitoramento. Os Relatórios Técnicos de Monitoramento podem ser encaminhados por ele, mas precisam da assinatura do Representante Legal ou do Gestor da Parceria;

• Gestor da Parceria/Representante Legal: assina e pode encaminhar o Relatório de Monitoramento para as OSC's e Municípios.

O Módulo de Execução e Monitoramento do Sigcon-MG tem como objetivo registrar as ações destinadas ao cumprimento do objeto pactuado no instrumento jurídico correspondente, garantindo que sejam realizadas dentro do prazo legal estabelecido.

Na concretização dos objetivos por meio de convênios e parcerias, o Módulo de Execução e Monitoramento desempenha as seguintes funções:

• Acompanhar e monitorar a execução física e financeira pelos órgãos e entidades que recebem recursos estaduais;

• Fornecer subsídios para a prestação de contas dos instrumentos jurídicos;

• Possibilitar o monitoramento ágil e tempestivo por parte dos órgãos e entidades estaduais;

• Padronizar e simplificar os processos de registro da execução e do monitoramento.

Quando irei começar a usar o Módulo de Execução e Monitoramento?

O Módulo de Execução e Monitoramento poderá ser utilizado logo após o órgão ou entidade estadual realizar a liberação dos recursos para a instituição beneficiária e a realização das ações (metas) pactuadas no cronograma de desembolso. Como premissa geral, uma vez recebidos os recursos e realizada as ações para execução do mesmo, é possível iniciar o registro no módulo.

Recomenda-se aos receptores dos recursos que estabeleçam um momento no mês para que os registros sejam efetivados no sistema, evitando, assim, o acúmulo de registros e o encaminhamento intempestivo das informações.

Registros de Execução e Relatórios

O Módulo de Execução e monitoramento é composto pelos Registros de Execução, Relatório de atividades e Relatório Técnico de Monitoramento.

Os registros de execução são encaminhados e compõem o relatório de atividades. O relatório de atividades, após encaminhado, pode ou não ser monitorado. Caso sejo, seja monitorado com ressalvas, o mesmo pode ou não ser encaminho para que as mesmas sejam respondidas.

A seguir será detalhado mais sobre esses registros.

Relatório de atividades

Por sua vez, o Módulo de Execução e Monitoramento possui três tipos de Relatórios de Atividades:

1. Relatório de Atividades: informações prestadas pela instituição receptora dos recursos que visam apresentar detalhes sobre a execução de determinado convênio ou parceria em um determinado período de tempo. Neste relatório, serão reunidos os Registros de Execução relativos ao período indicado e encaminhado para o órgão ou entidade estadual responsável pelo convênio, ou parceria (a indicação da periodicidade de emissão do Relatório de Atividades, que será definida conforme a complexidade do objeto pactuado, observado o intervalo máximo de 6 meses entre os relatórios);

2. Relatório de Atividades Final: documento emitido pelo convenente após o final da execução do objeto do convênio de saída, no qual deverá ser comprovado o cumprimento do objeto e dos resultados decorrentes da execução.

3. Relatório de Atividades de Natureza continuada: informações prestadas pela instituição receptora dos recursos que visam apresentar detalhes sobre a execução de determinado convênio ou parceria em um determinado período. Ele se diferencia por não haver vinculação de processos físicos ao mesmo (e consequentemente de contratação e financeiro) e por ser específico para convênio e parcerias de natureza continuada. Como não há os registros de execução vinculados ao mesmo, ele tem um conjunto de abas maior para abarcar essas informações.

Prazos de para envio:

PARCERIAS (Decreto Estadual nº 47.132/17)

O relatório de monitoramento deve ser enviado no prazo de até quinze dias após o término do período a ser monitorado, informando o andamento da execução do objeto;

CONVÊNIOS (Decreto nº 48.745/23)

O Relatório de Atividades deve ser enviado no prazo de até 45 dias após o término do período estabelecido no instrumento jurídico para o monitoramento.

Regras

1. Ao cadastrar o relatório de atividades é informado(vinculado) o registro de execução física. Para o registro de execução física aparecer para ser vinculado é preciso, se for o caso, ter o processo de contratação e financeiro vinculados (Ver Ordem e Vinculações dos Registros).

2. É possível elaborar um relatório de atividades sem o registro de execução física.

Relatório Técnico de Monitoramento

Após o envio do relatório de atividades, o mesmo está apto para ser monitorado pelo concedente.

O Relatório Técnico de Monitoramento é a análise do Relatório de Atividades realizada pelo órgão ou entidade estadual, na qual poderão ser solicitadas esclarecimentos adicionais (Ressalvas) à instituição receptora dos recursos e corrigir eventuais inconformidades.

Para os convênios o monitoramento é feito por amostragem ou segundo os critérios apontados pelo Art. 75 do decreto 48.745/2023. As parcerias, também, são monitoradas por amostragem conforme Art. 59 do decreto 47.132/2017.

Auditoria de Ações no Sistema

Todas as ações realizadas no sistema são passíveis de auditoria, garantindo transparência, segurança e rastreabilidade dos processos. O sistema registra de forma automática e contínua informações essenciais para auditoria, como:

1. Identificação do Usuário: Cada ação é associada ao identificador único do usuário que realizou a operação.

2. Registro de Data e Hora: Toda ação é registrada com a data e hora exatas em que foi executada, assegurando uma linha do tempo precisa.

3. Descrição da Ação: Cada operação registrada inclui uma descrição detalhada da ação realizada, como cadastro, alteração, exclusão ou assinatura.

4. Dados Antes e Depois: Em ações que envolvem modificações (retificação ou reposta de ressalvas), o sistema armazena tanto os dados originais quanto os dados atualizados, permitindo a comparação e identificação de mudanças específicas.

Os Instrumentos de Natureza continuada são parcerias ou convênios de saída firmadas para a realização de atividades de natureza contínua, ou seja, atividades que precisam ser realizadas rotineiramente para a garantia da prestação do serviço público. Conforme apontado, estes serviços e aquisições são realizados frequentemente pela Administração Pública, sendo inviável que cada saída de recursos seja registrada de maneira pormenorizada pela OSC parceira ou pelo convenente.

Portanto, ao invés de registrar cada etapa da execução (processo de contratação/aquisição, físico e financeiro), os responsáveis por esse registro no sistema irão registrar a execução diretamente no Relatório de Atividades. O sistema irá identificar automaticamente que aquele instrumento é de natureza continuada e acrescentará abas ao Relatório de Atividades, onde será possível inserir maior detalhamento da execução. Não será necessário realizar os registros de execução em separado, basta registrar diretamente no Relatório de Atividades.

Os relatórios gerenciais possuem a finalidade de apoiar o processo de acompanhamento de órgãos e entidades estaduais, considerando que alguns deles possuem um grande volume de instrumentos para monitoramento. Seguem abaixo os tipos de relatórios disponíveis:

• Repasse de Recurso: emissão de relatório com a relação de instrumentos cujo recurso foi liberado pelo órgão ou entidade estadual;

• Instrumento com Saída de Recurso: emissão de relatório com a relação de instrumentos que possuem execução de despesas (saídas bancárias para pagamento de despesas);

• Relatórios de Atividades Encaminhados: emissão de relatório com a relação de instrumentos cujos relatórios de atividades foram encaminhados;

• Relatório de Atividades não encaminhados: emissão de relatório com a relação de instrumentos cujos relatórios de atividades não foram encaminhados e fora do prazo de envio.

Tipos de Registros de Execução

Os registros de execução são inserções (relatórios inseridos) no Sigcon-MG – Módulo Saída, pelo convenente ou OSC, da documentação comprobatória de todas as atividades realizadas na execução do convênio ou parceria, inclusive as relacionadas à gerência dos recursos repassados. Os registros de execução integram o processo de monitoramento e de prestação de contas.

O Módulo de Execução e Monitoramento possui três tipos de Registro de Execução:

Registro de Execução do Processo de Contratação/Aquisição:

Refere-se ao registro do processo de contratação ou aquisição de determinado bem, serviço e/ou obra. Neste tipo de registro serão informadas a forma de contratação, as informações dos fornecedores, valores, data da contratação;

Registro de Execução Física:

Refere-se ao registro qualitativo da materialização do objeto com a possibilidade de inclusão de fotos, vídeos e documentos complementares relativos à conclusão da entrega. Cada registro de execução física está vinculado a pelo menos uma meta e pode ou não estar vinculado a um processo de contratação/aquisição. Os Registros de Execução Física dividem-se em primários e secundários:

Primários:

São registros físicos que representam a concretização objetiva e inicial do tipo de atendimento pactuado no instrumento:

• Reforma ou Obra: registro de objetos da parceria/convênio relacionados ao contexto de construção e/ou modificação física de estruturas. A obra, de forma mais ampla, refere-se a um projeto ou qualquer trabalho da engenharia, incluindo a construção de novas estruturas/instalações físicas. Já a reforma consiste em modificações/ alterações realizadas em estruturas físicas já existentes. Nestes registros são inseridos os boletins de medição, os quais requerem obrigatoriamente as seguintes assinaturas: "Cadastrador de Registro de Execução" e "Responsável Legal". As assinaturas do "Engenheiro Fiscal da Obra", "Representante da Empresa de Engenharia" e "Engenheiro Responsável pela Execução" são opcionais;

• Serviços: registro em que o objeto está relacionado à contratação de serviços de terceiros, para realização de atividade ou conjunto de atividades, para atender às necessidades ou desejos de outra entidade, abrangendo uma ampla gama de setores. Ao contrário de bens tangíveis, os serviços são intangíveis e geralmente não resultam na posse de algo físico. Em vez disso, os serviços envolvem a entrega de habilidades, conhecimentos, experiências ou desempenho de alguma tarefa específica;

• Aquisição de Bens: registro do processo de obtenção de ativos tangíveis, materiais ou produtos por parte de uma pessoa, empresa ou organização. Esses bens podem incluir uma ampla variedade de itens, como bens de consumo, alimentos, material de expediente, material pedagógico, produtos de limpeza, combustível e gás, aquisição de equipamentos e materiais permanentes essenciais à consecução do objeto;

• Eventos: registro de ocorrência específica ou acontecimento em um determinado momento e local. É uma ocasião, encontro ou acontecimento que está aberto ao público em geral, ou seja, pode ser acessado e participado por qualquer pessoa interessada, ou também pode ser um evento idealizado para um público específico (público-alvo). Esses eventos são geralmente organizados com o propósito de entretenimento, educação, conscientização, promoção cultural, esportes, ou outros objetivos que envolvam a participação e interesse da comunidade;

Secundários:

São registros físicos que representam a concretização de uma ação vinculada a um registro principal:

• Eventos: como já relatado acima, trata-se de registro de ocorrência específica ou acontecimento em um determinado momento e local. Este registro pode atuar como primário ou secundário, conforme meta estabelecida. Falaremos mais deste tópico quando tratarmos das vinculações.

• Divulgação Física: registro da publicização do convênio ou da parceria em meio físico, podendo ser materializado por placas, cartazes, banners, outdoors, etc. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Divulgação Virtual: registro da publicização do convênio ou da parceria virtualmente. Pode ocorrer em redes sociais, sítios eletrônicos e mapas de OSCs. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição é facultativa;

• Satisfação do Público-Alvo: registro do grau de contentamento ou atendimento das expectativas por parte das pessoas que são o foco principal (público-alvo) do objeto do convênio ou parceria. O público-alvo é o grupo específico de indivíduos para os quais uma iniciativa é direcionada, e a satisfação desse público é um indicador importante de sucesso. A avaliação da satisfação do público-alvo pode ser realizada por meio de pesquisas de satisfação, feedback direto dos clientes, análise de métricas de desempenho ou outras ferramentas de avaliação. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Equipe remunerada pelo convênio/parceria: registro das informações relacionadas ao pagamento de pessoas da OSC (CLT). No caso, da equipe de trabalho, é necessário que haja a especificação das informações salariais por cada colaborador no que for relativo ao trabalho desenvolvido diretamente no objeto da parceria ou de maneira proporcional, caso a remuneração pelo instrumento seja parcial. A inserção destas informações pode ser feita de forma manual ou por upload de planilha modelo. Não é permitido a vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição;

• Viagem: registro das informações das viagens realizadas e previstas no plano de trabalho do convênio/parceria. Deverão ser registradas informações como a relação de viajantes, datas, descrição das atividades realizadas, etc (ex. Relatório de Viagem). Este registro deve ser vinculado a outros registros físicos, geralmente, aos Registros de Execução Física de Serviços relativos à aquisição de passagem aérea, hospedagem, traslado, etc. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Cumprimento de Finalidade: registro do cumprimento da finalidade do instrumento, comprovando a adequada execução dos objetivos e metas estabelecido no convênio/parceria e que os resultados previstos foram devidamente alcançados. Este registro deve ser vinculado a outros registros físicos, geralmente, aos Registros de Execução Física relativos aos serviços, aquisições ou obras/reformas que permitiram que aquela finalidade fosse cumprida (ex. registro de aquisição de bens: compra de ônibus escolar vinculada a um registro de cumprimento de finalidade: levar as crianças para a escola). A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa.

Registro de Execução Financeira

Refere-se ao registro de informações bancárias e de pagamento de determinada saída de recurso. Os registros financeiros são vinculados aos registros do de execução física. Dentro do registro de execução financeira temos dois registros:

1. O registro do extrato bancário: O extrato bancário é cadastrado automaticamente todo 1º dia do mês para contas do Banco do Brasil Gestão Ágil.

2. O registro da execução financeira: O registro é feito a partir da seleção do extrato bancário cadastrado automaticamente e seleção da operação bancária. Logo após é feito o detalhamento da despesa.

Prazo

CONVÊNIOS (Decreto nº 48.745/23)

Art. 50: § 1º – Os atos relacionados à execução do convênio de saída, com os seus elementos, incluindo a comprovação das despesas nos termos do art. 66, deverão ser registrados pelo convenente no Sigcon-MG – Módulo Saída e em outros sistemas a ele integrados, em até 30 dias contados da sua realização, conforme a Seção III deste capítulo, o Capítulo VII e as orientações constantes no Portal de Convênios de Saída e Parcerias, observado o art. 111.

Comunicação

As comunicações possuem a finalidade do órgão ou entidade estadual comunicar e/ou alertar a instituição receptora dos recursos sobre um fato importante ocorrido no ciclo de vida do instrumento. Ao receber uma comunicação, o convenente deve dar ciência na mesma, informando que leu e está ciente daquela comunicação. São algum dos tipos de comunicação:

• Prazo;

• Orientação;

• Liberação de Recurso;

• Publicação de aditivo;

• Autorização;

• Recebimento da prestação de contas;

• Outros.

Notificação

As notificações possuem a finalidade de notificar a instituição receptora dos recursos que alguma situação identificada pelo órgão ou entidade estadual que está em desacordo com o pactuado no instrumento. Ademais, as notificações também possuem prazo de resposta. Cabe ao convenente a responsabilidade de responder dentro do prazo. Seguem abaixo os tipos de notificação:

• Descumprimento de condição suspensiva;

• Descumprimento de Prazo;

• Despesas inconsistentes;

• Descumprimento das regras de aplicação dos recursos enquanto não utilizados;

• Inconsistência no processo de contratação/aquisição;

• Descumprimento do dever de publicização/divulgação;

• Descumprimento do dever de identificação/plotar os bens;

• Descumprimento de medida saneadora apontada por órgão concedente ou órgãos de controle interno e externo;

• Outros.

Exclusão

Antes dos registros de execução e relatórios serem encaminhados, os mesmos podem ser excluídos pelos usuários que compõem sua organização. Após serem encaminhados os mesmos podem ser cancelados ou retificados.

Cancelamento

Após os registros de execução e relatórios serem encaminhados é possível solicitar o cancelamento dos mesmos. Para tal, é necessário solicitar e justificar a solicitação de cancelamento. Cabe ao órgão concedente analisar e aprovar ou não a sua solicitação.

Retificação

Após os registros de execução e relatórios serem encaminhados é possível solicitar a retificação (correção/alteração) dos mesmos. Para tal, é necessário solicitar e justificar a solicitação de retificação. Cabe ao órgão concedente analisar e aprovar ou não a sua solicitação.

Ordem dos registros e suas vinculações

Os Registros de Execução possuem uma regra para serem feitos. Uma vez que o recurso saiu da conta, já é possível iniciar o registro daquela saída no sistema.

Os registros de execução foram feitos para serem enviados em sequência e vinculados. Ao iniciar o cadastro de um registro físico deve-se informar o registro de contratação, caso haja. E ao iniciar o cadastro do registro de execução financeira deve-se informar o registro físico.

Vinculações do Registro de Execução do Processo de Contratação ou Aquisição

Um registro de execução do processo de contratação ou aquisição pode ser vinculado há mais de um registro de execução física, ou seja, um para vários. Isto acontece, porque o processo pode gerar mais de um registro conforme sua execução.

Vinculações do Registro de Execução Financeira

Os Registros de Execução Financeira somente podem ser vinculados a um Registro de Execução Física, ou seja, é um para um. Neste registro de execução financeira, por sua vez, pode conter várias despesas.

Vinculações dos Registros de execução física

Os registros de execução do tipo: Reforma/Obra, Serviços, Aquisição de Bens e Viagens, devem ter os registros de execução do processo de contratação/aquisição e financeiro. Sem estes registros não é possível associar o registro de execução física ao relatório de atividades.

Para o registro físico do tipo "Equipe Remunerada" não é permitido informar um processo de contratação, por ser uma contratação do tipo CLT pelo convenente. Sem elaborar e vincular o registro de execução financeira não é possível associar o registro de execução física ao relatório de atividades.

Alguns registros de execução física podem ou não ter um processo de contratação, são eles: Divulgação física, Divulgação Virtual, Eventos, Pesquisa de Satisfação e Cumprimento de finalidade. Se eles, não tem o registro do processo de contratação, consequentemente não tem registro financeiro.

Registro elaborados de forma isolada

É, também, possível fazer os registros de forma isolada (avulsa, sem ter vinculação entre eles) e depois fazer a vinculação. Neste caso, como altera o documento, o registro entra em retificação e precisa assinar e encaminha novamente. Por exemplo, fiz o registro de execução física de aquisição de um bem e encaminhei, mas não fiz o processo de contratação. Depois cadastrei o processo de contratação e encaminhei o mesmo. Agora vou vincular esse processo de contratação ao processo físico. Esse registro de execução física, fica em retificação, para informar a vinculação com esse processo de contratação. É necessário entrar neste registro de execução física, assinar e encaminhar novamente. Ou seja, quando se faz os registros de forma isolada há retrabalho.

Vinculação do registro de execução física com outro registro de execução física

É possível, também, vincular um registro de execução física a outro registro de execução física. Por exemplo, cadastrei um registro de execução física do tipo eventos. Para o evento acontecer, eu contratei uma empresa e fiz uma divulgação virtual do evento. Neste caso, elaborei o registro de execução de serviços e de divulgação virtual. É possível, vincular esses dois registros ao registro do evento de forma demostrar a integração entre os registros.

Segue abaixo, tabela de vinculações para melhor entendimento.