Registros de Execução

Tipos de Registros de Execução

Os registros de execução são inserções (relatórios inseridos) no Sigcon-MG – Módulo Saída, pelo convenente ou OSC, da documentação comprobatória de todas as atividades realizadas na execução do convênio ou parceria, inclusive as relacionadas à gerência dos recursos repassados. Os registros de execução integram o processo de monitoramento e de prestação de contas.

O Módulo de Execução e Monitoramento possui três tipos de Registro de Execução:

Registro de Execução do Processo de Contratação/Aquisição:

Refere-se ao registro do processo de contratação ou aquisição de determinado bem, serviço e/ou obra. Neste tipo de registro serão informadas a forma de contratação, as informações dos fornecedores, valores, data da contratação;

Registro de Execução Física:

Refere-se ao registro qualitativo da materialização do objeto com a possibilidade de inclusão de fotos, vídeos e documentos complementares relativos à conclusão da entrega. Cada registro de execução física está vinculado a pelo menos uma meta e pode ou não estar vinculado a um processo de contratação/aquisição. Os Registros de Execução Física dividem-se em primários e secundários:

Primários:

São registros físicos que representam a concretização objetiva e inicial do tipo de atendimento pactuado no instrumento:

• Reforma ou Obra: registro de objetos da parceria/convênio relacionados ao contexto de construção e/ou modificação física de estruturas. A obra, de forma mais ampla, refere-se a um projeto ou qualquer trabalho da engenharia, incluindo a construção de novas estruturas/instalações físicas. Já a reforma consiste em modificações/ alterações realizadas em estruturas físicas já existentes. Nestes registros são inseridos os boletins de medição, os quais requerem obrigatoriamente as seguintes assinaturas: "Cadastrador de Registro de Execução" e "Responsável Legal". As assinaturas do "Engenheiro Fiscal da Obra", "Representante da Empresa de Engenharia" e "Engenheiro Responsável pela Execução" são opcionais;

• Serviços: registro em que o objeto está relacionado à contratação de serviços de terceiros, para realização de atividade ou conjunto de atividades, para atender às necessidades ou desejos de outra entidade, abrangendo uma ampla gama de setores. Ao contrário de bens tangíveis, os serviços são intangíveis e geralmente não resultam na posse de algo físico. Em vez disso, os serviços envolvem a entrega de habilidades, conhecimentos, experiências ou desempenho de alguma tarefa específica;

• Aquisição de Bens: registro do processo de obtenção de ativos tangíveis, materiais ou produtos por parte de uma pessoa, empresa ou organização. Esses bens podem incluir uma ampla variedade de itens, como bens de consumo, alimentos, material de expediente, material pedagógico, produtos de limpeza, combustível e gás, aquisição de equipamentos e materiais permanentes essenciais à consecução do objeto;

• Eventos: registro de ocorrência específica ou acontecimento em um determinado momento e local. É uma ocasião, encontro ou acontecimento que está aberto ao público em geral, ou seja, pode ser acessado e participado por qualquer pessoa interessada, ou também pode ser um evento idealizado para um público específico (público-alvo). Esses eventos são geralmente organizados com o propósito de entretenimento, educação, conscientização, promoção cultural, esportes, ou outros objetivos que envolvam a participação e interesse da comunidade;

Secundários:

São registros físicos que representam a concretização de uma ação vinculada a um registro principal:

• Eventos: como já relatado acima, trata-se de registro de ocorrência específica ou acontecimento em um determinado momento e local. Este registro pode atuar como primário ou secundário, conforme meta estabelecida. Falaremos mais deste tópico quando tratarmos das vinculações.

• Divulgação Física: registro da publicização do convênio ou da parceria em meio físico, podendo ser materializado por placas, cartazes, banners, outdoors, etc. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Divulgação Virtual: registro da publicização do convênio ou da parceria virtualmente. Pode ocorrer em redes sociais, sítios eletrônicos e mapas de OSCs. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição é facultativa;

• Satisfação do Público-Alvo: registro do grau de contentamento ou atendimento das expectativas por parte das pessoas que são o foco principal (público-alvo) do objeto do convênio ou parceria. O público-alvo é o grupo específico de indivíduos para os quais uma iniciativa é direcionada, e a satisfação desse público é um indicador importante de sucesso. A avaliação da satisfação do público-alvo pode ser realizada por meio de pesquisas de satisfação, feedback direto dos clientes, análise de métricas de desempenho ou outras ferramentas de avaliação. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Equipe remunerada pelo convênio/parceria: registro das informações relacionadas ao pagamento de pessoas da OSC (CLT). No caso, da equipe de trabalho, é necessário que haja a especificação das informações salariais por cada colaborador no que for relativo ao trabalho desenvolvido diretamente no objeto da parceria ou de maneira proporcional, caso a remuneração pelo instrumento seja parcial. A inserção destas informações pode ser feita de forma manual ou por upload de planilha modelo. Não é permitido a vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição;

• Viagem: registro das informações das viagens realizadas e previstas no plano de trabalho do convênio/parceria. Deverão ser registradas informações como a relação de viajantes, datas, descrição das atividades realizadas, etc (ex. Relatório de Viagem). Este registro deve ser vinculado a outros registros físicos, geralmente, aos Registros de Execução Física de Serviços relativos à aquisição de passagem aérea, hospedagem, traslado, etc. A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa;

• Cumprimento de Finalidade: registro do cumprimento da finalidade do instrumento, comprovando a adequada execução dos objetivos e metas estabelecido no convênio/parceria e que os resultados previstos foram devidamente alcançados. Este registro deve ser vinculado a outros registros físicos, geralmente, aos Registros de Execução Física relativos aos serviços, aquisições ou obras/reformas que permitiram que aquela finalidade fosse cumprida (ex. registro de aquisição de bens: compra de ônibus escolar vinculada a um registro de cumprimento de finalidade: levar as crianças para a escola). A vinculação deste registro a um processo de contratação/aquisição e a um registro de execução financeira é facultativa.

Registro de Execução Financeira

Refere-se ao registro de informações bancárias e de pagamento de determinada saída de recurso. Os registros financeiros são vinculados aos registros do de execução física. Dentro do registro de execução financeira temos dois registros:

1. O registro do extrato bancário: O extrato bancário é cadastrado automaticamente todo 1º dia do mês para contas do Banco do Brasil Gestão Ágil.

2. O registro da execução financeira: O registro é feito a partir da seleção do extrato bancário cadastrado automaticamente e seleção da operação bancária. Logo após é feito o detalhamento da despesa.

Prazo

CONVÊNIOS (Decreto nº 48.745/23)

Art. 50: § 1º – Os atos relacionados à execução do convênio de saída, com os seus elementos, incluindo a comprovação das despesas nos termos do art. 66, deverão ser registrados pelo convenente no Sigcon-MG – Módulo Saída e em outros sistemas a ele integrados, em até 30 dias contados da sua realização, conforme a Seção III deste capítulo, o Capítulo VII e as orientações constantes no Portal de Convênios de Saída e Parcerias, observado o art. 111.