Planejamento

O Planejamento é a primeira fase e possui um sub-processo próprio, conforme o fluxo abaixo:

Um Convênio ou Parceria inicia-se com o diagnóstico da realidade que se quer modificar. Considere as seguintes perguntas para orientá-lo:

1. Qual o problema a ser enfrentado?

2. Por que este problema é relevante?

3. Quem é diretamente afetado por ele?

4. Quais as causas desse problema?

5. Quais causas são prioritárias?

6. Quais ações devem ser adotadas para combater essas causas?

7. O que é necessário para realizar essas ações?

8. Qual o preço mínimo e médio dos insumos que serão necessários para executá-los? Há um projeto detalhando o que deverá ser executado?

9. Quem executará essas ações?

10. Quanto tempo será necessário para colocar em prática essas ações?

11. Qual a sequência dessas atividades?

As respostas obtidas a partir deste questionário auxiliarão na elaboração da .

Preparação

A Preparação é a segunda fase e possui sub-processos próprios, conforme o fluxo abaixo:

Celebração

Após a fase de planejamento e organização interna, parte-se para a fase de seleção e celebração da parceria.

O Módulo de Preparação e Celebração abordam as três primeiras fases do ciclo de vida do instrumento: Planejamento, Preparação e Celebração.

O processo inicia-se no sistema com o preenchimento do cadastro no Sigcon-MG - Módulo Saída e finaliza com a publicação do instrumento.

As situações dos instrumentos estão divididas em:

1. Proposta de Plano de Trabalho (fases: planejamento e preparação);

2. Plano de Trabalho (fases: preparação e celebração);

3. Convênio / Parceria MROSC (fases: execução e prestação de contas).

Neste módulo, serão abordasdas as situações previstas nas fases de Planejamento, Preparação e Celebração.

Proposta de Plano de Trabalho

A Proposta de Plano de Trabalho é o documento a ser apresentado à Administração Pública do Poder Executivo Estadual pelo interessado em celebrar convênio de saída, contendo, no mínimo, os dados necessários à avaliação do programa, projeto, atividade, inclusive reforma ou obra, serviço, evento ou aquisição de bens.

Plano de Trabalho

O plano de trabalho é o documento que descreve o conteúdo da proposta aprovada e o detalhamento do objeto do convênio de saída, tornando-se base para a execução, gestão dos recursos e acompanhamento do programa, projeto, atividade, inclusive reforma ou obra, serviço, evento ou aquisição de bens.

É um instrumento que visa orientar a execução do convênio de saída. Ele deverá conter, de forma geral, elementos que descrevam todas as etapas, insumos e cronogramas do convênio de saída, dados que embasarão a prestação de contas.

Um bom plano de trabalho deve permitir ao convenente executar um projeto com poucos recursos e, ao mesmo tempo, gerar grandes benefícios à comunidade.

Um bom plano de trabalho significa que foi construído de forma planejada!

1. Expanda a aba "Identificação do Interveniente" e identifique-o, preenchendo os dados:

1. Clique em "Salvar" para concluir o processo de identificação do Interveniente.

1. Os Intervenientes cadastrados serão mostrados na tabela abaixo com as respectivas informações:

1. Expanda a aba "Identificação do Concedente/Órgão ou Entidade Estadual Parceiro" e selecione os dados do Concedente/órgão ou Entidade Estadual Parceira:

1. Clique em "Salvar" para concluir o processo de identificação do Concedente/ Órgão ou Entidade Estadual Parceiro.

Abertura automática de conta bancária - a abertura de conta será realizada de forma automática quando o instrumento for celebrado. Após o retorno dos dados bancários pelo banco, os mesmo são inseridos no instrumento e o Convenente/OSC Parceira informado, além do Analista Técnico do Concedente que realizou a Análise Técnica.

1. Preencha os dados dos responsáveis pela documentação de celebração, monitoramento, execução e prestação de contas:

1. Se houver, digite as "Obrigações dos Intervenientes":

Cadastro do Convenente

Todo interessado em celebrar convênios de saída deverá realizar o seu cadastro prévio no portal de Cadastro Geral de Convenentes (CAGEC).

Para o cadastro, é verificada a habilitação jurídica e fiscal do convenente para celebrar convênios de saída e a documentação a ser apresentada varia de acordo com o tipo de convenente.

Caso o interessado já possua cadastro ativo, é interessante consultá-lo para garantir que todos os documentos estejam atualizados de acordo com o art. 22 do Decreto Estadual n° 48.745/2023, a consulta de regularidade do convenente pode ser feita por meio do .

Levantamento da Documentação Exigida

Levantar toda a documentação necessária para a instrução do processo de Preparação e Celebração. Para obter a relação de documentos exigidos na fase de Preparação e Celebração acessar o nosso Portal Sigcon-MG no menu .

1. Selecione a descrição das pessoas beneficiadas diretamente e a quantidade de pessoas beneficiárias:

1. Na aba de "Vigência", insira o número de dias necessários: para a execução completa do objeto do Convênio:

1. Marcar se há ou não atuação em rede pelas OSCs:

1. Se preencher não, seguir para a aba seguinte, caso haja atuação em rede, informar o CNPJ, Razão Social ou Município e em seguida em "Pesquisar":

1. Selecionar as OSCs participantes e depois em "Adicionar":

1. Por fim, clicar em "Salvar".

Preencha o campo e Salve:

Após manifestação da área jurídica, caso a análise jurídica seja "Favorável com Ressalvas", obrigatoriamente o plano de trabalho irá para o status "Análise Técnica - Atendimento de Ressalvas":

Nesse status, o analista técnico deverá cumprir as ressalvas feitas pela Assessoria Jurídica. Opcionalmente, pode ser inserida uma nova análise técnica.

Após as correções necessárias, o analista técnico deve obrigatoriamente inserir o documento "Declaração de Saneamento de Ressalvas" para que o instrumento possa ser tramitado.

Após a inserção do documento, o botão Enviar para o Encaminhador será habilitado, fazendo com o Plano de Trabalho seja enviado sem ter que passar novamente pelo setor jurídico do órgão.

1. Digite o CEP e clique em "Buscar" para que os campos sejam preenchidos:

1. Os campos "Endereço", "Bairro/Distrito", "Município" e "UF" serão preenchidos automaticamente, sendo necessário preencher obrigatoriamente os campos de "Número/KM". Não esquecer de preencher o campo de complemento, se houver.

Retornar para Adequação

1. Clicar em Publicar Plano.

1. No botão Ações, clicar em editar análise desejada.

Quando o instrumento volta autorizado pela SEGOV o Concedente deve avisar ao Convenente para assinar o instrumento.

1. Pesquisar o Instrumento, clicar em ações - Editar Plano

1. Clicar em - Assinar Convênio/Parceria - Convenente/OSC

1. Clicar em - Assinar Convênio/Parceria - Concedente/OEEP

1. Escolher o tipo de Assinatura - Selecionar todos os campos - Clicar em Assinar

1º Passo - Para gerar uma proposta o usuário deverá possuir o perfil de Cadastrador, vide , após logar no sistema posicionar o mouse em Cadastrar Nova Proposta .

O sistema irá direcioná-lo para a próxima tela, selecione o Concedente e verifique se os dados do Convenente estão corretos, os referidos dados virão preenchidos, os dados possuem integração com o CAGEC .

Selecione o Tipo de Instrumento (no caso de Municípios) virá apenas a opção "Convênios". Se não estiver dentro das exceções, o (x) para Repasse de natureza especial estará marcado. Clique no botão verde "Gerar Proposta".

1. Após executar todas as ações correspondentes do sub-processo de Preparação, o Convenente/OSC deverá assinar a proposta e encaminhar a documentação:

1. Selecione o "Órgão Assinante", "Usuário Assinante" e o "Perfil de Assinatura". Digite sua senha do SIGCON Saída e clique em "Assinar com usuário e senha":

1. Escolha do tipo de análise

2. Preencha o campo observação

3. Defina o parecer

4. Salve a análise

5. Assine o documento de análise técnica na tabela de "Análises Realizadas"

1. Ao finalizar o preenchimento, encaminhar para "Análise Jurídica":

1. Após ter o Plano Autorizado, o status seguinte será de "Anexação do Instrumento":

1. Para encaminhar o Plano de Trabalho para assinatura, é necessário enviar o documento de Termo de Convênio:

1. Na Aba Documentos Anexados, inclua o Termo de Convênio e clique em "salvar":

1. Após enviar e salvar o documento, clique em "Encaminhar para Processo de Assinatura Convenente/OSC" no final da página:

A aba "Auditoria" serve para registrar todo o histórico de movimentações na proposta ou plano e por quem foi realizada, bem como a data e a hora da operação:

A tabela "Histórico de Alterações" apresenta todas as modificações realizadas anteriormente:

Se necessário, insira a data inicial e final e clique em "Filtrar..." para filtras as modificações por usuário apresentadas na tela:

1. Expanda a aba" Cronograma de Desembolso dos Recursos". Selecione a origem do desembolso (1), o mês (2), o ano (3) e digite o valor do desembolso (4). Clique em "Salvar"(5):

1. O valor estará disponível na "Lista de Desembolsos Cadastrados". Na coluna "Ação", clique no ícone de lápis (1) para editar ou no ícone de lixeira (2) para excluir:

1. Expanda a aba "Plano de Aplicação de Recursos" e clique em "Adicionar Demonstrativo de Recursos":

1. Expanda a aba "Caracterização da Proposta" e preencha o Título do Convênio/Parceria:

1. Caso o convênio a ser celebrado seja "Repasse de Natureza Especial", selecione a opção "sim" e a natureza especial correspondente. Insira a "Fundamentação Legal" indicando o número da Lei e respectivo artigo/inciso:

1. Acesse o menu "Convênios / Parcerias > Pesquisar Proposta / Plano de Trabalho / Convênio/Parceria":

1. Após o cadastro inicial, é necessário realizar o preenchimento da Proposta do Plano de Trabalho propriamente dita. O cabeçalho (em azul) apresenta as principais informações referentes à proposta:

A proposta deve estar no Status de "PREENCHIMENTO CHECKLIST":

1. Na tela da Proposta, desça a página e clique em "Checklist - Anexar Documentação":

1. Quando um valor de emenda utilizado poderá ser alterado, ou para mais ou para menos.

Para excluir um documentos da aba de "Documentos Anexados", é necessário que aquele documento esteja REPROVADO antes de prosseguir com a ação.

1. Selecione o documento a ser excluído e na coluna "Alterar Status", selecione a opção "REPROVADO":

1. Clique em "Justificativa de documento(s) reprovado(s)" e preencha o campo. Em seguida, clique em "Salvar justificativa"

1. Salve as suas modificações clicando em "Salvar alterações status":

1. A coluna "Status Atual" o status estará como "REPROVADO". Em seguida, clique em "Ações > Excluir documento" e confirme a exclusão:

1. Expanda a aba "Identificação do Convenente/OSC Parceira", escolha o Concedente/órgão ou entidade parceira e depois clique na "lupa":

1. A janela "Pesquisa" será aberta na tela. Pesquise o CNPJ ou Razão Social e clique em "Pesquisar":

1. As instituições serão carregadas. Clique (1) na entidade desejada e, em seguida, "Selecionar" (2):

4. Note que o Convenente/OSC Parceira selecionada acima possui Status IRREGULAR no , não sendo possível dar continuidade no processo:

1. Após selecionar o CNPJ corretamente, complete as informações solicitadas:

1. Selecione o "Tipo de Instrumento" após preencher os dados de identificação:

1. Caso o Convenente permita Repasse de Natureza Especial, marque "SIM" na opção de repasse e selecione a natureza especial e digite a "Fundamentação Legal" citando o número da Lei e o respectivo artigo/inciso:

1. Clique em "Gerar Proposta", conforme marcação acima.

1. Neste momento, o usuário do Concedente/OEEP recebe a Proposta do Plano de Trabalho e verifica se toda a documentação que consta no checklist está adequada ou se necessita de ajustes.

1. Após o envio do Plano pelo convenente o analista entra no sistema e clica em - Checklist-Analisar Documentação

1. O analista poderá analisar os documentos com os seguintes status: Reprovado, Aprovado, Não se Aplica e LGPD Reprovado.

1. Neste último caso é emitida uma mensagem de alerta informando que o documento não poderá ser acessado posteriormente:

1. Após verificar toda a documentação anexada e se estiver OK o analista técnico deverá clicar em "Receber Processo/Documentação" (é criada a numeração do Plano de Trabalho e o status da proposta modifica-se para "Recebida pelo Concendente/OEEP" .

2. Caso contrário o usuário deverá clicar em - Devolver Processo para Convenente/OSC (retorna o Status para Cadastramento)

1. Expanda a aba "Cronograma de Execução" e clique em "Incluir Nova Meta":

1. Insira a descrição da meta no campo "Descrição" e clique em "Salvar"

1. No botão Ações, clicar em editar análise desejada.

1. Expanda a aba "Informações Gerais" e preencha o campo "Título do Convênio/Parceria":

1. Em caso de parceria, se há ou não chamamento público. Em caso afirmativo, o "Número/Ano do Edital" e em caso negativo se é dispensa, inexigibilidade ou emenda parlamentar com as respectivas numerações do processo e justificativas:

Com chamamento:

Sem chamamento:

1. Preencha o campo "Objeto do Instrumento":

1. Preencha o campo "Finalidade do Instrumento":

1. Preencha o campo "Justificativa Fundamentada do Instrumento":

1. Clique em salvar:

Se for necessário a alteração do Instrumento pelo convenente, o analista clica em retornar para adequação no final da página do instrumento.

Informar diligência

Na Análise Técnica, quando houver necessidade o analista informa uma adequação que deverá ser feita pelo convenente.

Na Análise Técnica, quando houver necessidade o analista informa uma adequação que deverá ser feita pelo convenente.

1. Insira na aba "Agentes Responsáveis pelo Monitoramento e/ou Fiscalização" as informações das pessoas responsáveis pelo monitoramento e/ou fiscalização do instrumento:

1. Após incluir as informações, aperte "Salvar" e em seguida "Gerar Termo de Designação Agente Responsável";

2. Estas informações irão para a Lista de Agentes/Equipe e serão gerados os anexos para assinatura:

1. Solicitar às pessoas que entrem no sistema e assinem os respectivos documentos no botão "Ações":

1. Lembre-se de liberar o acesso das pessoas ao sistema previamente e que o Sigcon-MG irá conferir se o CPF do assinante é o mesmo inserido no documento.

Após manifestação da área técnica, o processo deve ser submetido à área jurídica, que elaborará parecer acerca da constitucionalidade, legalidade e juridicidade da celebração do convênio e sobre a minuta do instrumento que deverá ser inserida no SIGCON Saída.

1. Digitar o Parecer Jurídico; Escolher o tipo de Parecer; Clicar em Salvar;

2. Assinar a/as análises;

3. Clicar em Enviar para o Encaminhador.

1. Caso seja necessário uma análise pode ser invalidada, selecionando a análise desejada e colocando uma justificativa.

1. Caso o convênio a ser celebrado seja "Repasse de Natureza Especial", selecione a opção "sim" e a natureza especial correspondente. Insira a "Fundamentação Legal" indicando o número da Lei e respectivo artigo/inciso:

1. Selecione a "Origem dos recursos":

1. Selecione se o repasse é ou não de Emenda Parlamentar:

1. Caso tenha selecionado "sim", o sistema exibirá a tabela de "Tipo de Atendimento" com os valores disponíveis para utilização. Clique no ícone da coluna "Expandir" para preencher o valor da emenda:

1. A tela aberta exibirá a lista com "valores a serem utilizados" por cada responsável da indicação:

1. Para utilizar o valor na "Proposta de Plano de Trabalho", clique no ícone de lápis coluna "Ações". Uma janela será aberta. Digite o valor desejado e clique em salvar:

1. Clique no ícone de lupa da coluna "Ações" (1) para consultar (2) quais Propostas ou Planos de Trabalhos foram utilizados os recursos desta Emenda:

1. Clique em "Visualizar Indicações", caso queira verificar as emendas disponíveis para o Convenente específico da Proposta:

1. Caso tenha selecionado "Contrapartida" na , marque a opção "Financeira" ou "Não Financeira" em conformidade com o tipo de proposta:

1. Insira a "Dotação Orçamentária de Contrapartida Financeira", o "Valor" e clique em "Salvar":

1. Na tabela de "Lista de Dotações Orçamentárias", é permitido editar (1) ou excluir (2) as dotações adicionadas na coluna "Ação":

1. Para adicionar o "Tipo de Atendimento" selecione o "Gênero", em seguida a "Categoria" e posteriormente a "Especificação". Clique em "Incluir":

1. Para adicionar o "Tipo de Atendimento" selecione o "Gênero", em seguida a "Categoria" e posteriormente a "Especificação". Clique em "Incluir":

1. A "Lista de Tipos de Atendimento" apresentará os tipos adicionados. Clique no ícone da coluna "Editar" para inserir os valores respectivos as Origens de Recursos:

1. Ao finalizar todo o preenchimento "Encaminhar Proposta" para o Concedente/OEEP:

1. Em seguida o botão "Checklist - Anexar Documentação" irá aparecer para seguir para a próxima fase: