🏃‍♀️Registros de Execução - Por onde começar?

Passo a passo sobre como inserir os Registros de Execução no Sigcon-MG

1. A partir da primeira saída de recursos da conta bancária, defina uma periodicidade para realizar os registros da execução de seu instrumento. Sugerimos que estes sejam feitos em até 15 (quinze) dias do fechamento de cada mês;

2. Separe os comprovantes de despesa respectivos ao mês em questão;

3. Para as saídas bancárias daquele mês separe os documentos do processo de contratação/aquisição correspondente (edital, contrato, etc.). Se o processo já foi registrado no sistema, pule esta etapa;

4. Em seguida, para as saídas bancárias daquele mês, separe os documentos referentes às entregas físicas (lista de presença, fotos, planilhas para upload de boletim de medição, etc.);

5. Verifique também se será feito o registro de alguma execução que não possua necessariamente uma saída financeira, como, por exemplo, a execução de uma contrapartida não financeira. Separe a documentação respectiva como documentos comprobatórios e registros de tela;

6. Por fim, para as saídas bancárias daquele mês, separe os documentos que fundamentes as saídas financeiras, como notas fiscais, recibos, etc.;

7. Entre no sistema e registre primeiramente os Registros de Processo de Contratação/Aquisição realizados;

8. Verifique todas as informações e encaminhe todos os registros (de processo de contratação/aquisição) cadastrados e assinados para o Estado;

Qual documentação inserir nos registros?

Sempre que possível já apresente toda a documentação disponível solicitada na prestação de contas, dessa forma o processo já será instruído previamente e também evita questionamentos e revisões no monitoramento.

1. Certifique-se que nenhuma saída financeira tenha ficado sem o seu respectivo processo de contratação/aquisição registrado no sistema, lembrando que poderá haver saídas que não possuem processo de contratação/aquisição como o pagamento de equipe remunerada com recursos do convênio ou parceria (CLT);

2. Depois classifique a qual o tipo de registro físico cada saída de recurso se adequa. Não esquecer daqueles registros que não possuem uma saída financeira. É importante classificá-los também;

3. Realize o Registro de Execução Física (primários) de cada uma das saídas financeiras, vinculando-o ao respectivo processo de contratação. Lembrando que vários registros físicos podem estar vinculados a um mesmo processo de contratação. Encaminhe todos os registros cadastrados e assinados para o Estado;

4. Em seguida, realize o Registro de Execução Física (secundários), vinculando-o ao(s) respectivo(s) Registro(s) de Execução Física primário(s). Encaminhe todos os registros cadastrados e assinados para o Estado;

Atenção!

Não vincular equivocadamente mais registros físicos do que aqueles realmente adquiridos no processo. Caso siga com a vinculação equivocada, isso irá gerar uma inconsistência.

1. Em seguida, inicie os Registros de Execução Financeira. Insira as operações bancárias do extrato bancário do mês respectivo;

2. Depois, vincule cada saída da conta bancária ao respectivo Registro de Execução Físico;

3. Realize o Registro de Execução Financeira de cada uma das saídas bancárias, inserindo a respectiva documentação comprobatória;

4. Certifique-se que nenhuma saída bancária ficou sem o seu respectivo registro financeiro;

5. O registro de execução (à exceção do registro físico de obra) já poderá ser assinado pelo cadastrador e encaminhado para o Concedente/OEEP.