Registros de Execução de Convênios de Saída

A maior mudança promovida pelo Decreto n° 48.745/2023 na execução dos convênios de saída do âmbito do Poder Executivo Estadual, em comparação com os regulamentos anteriores, é a previsão de que o convenente realize os registros de execução.

Embora a expressão "registro de execução" não seja utilizada ao longo do Decreto n° 48.745/2023, uma vez que tal denominação decorre do Sigcon-MG Módulo Saída, o regulamento estabelece o dever da realização dos registros de todos os atos relacionados à execução do convênio de saída, com os seus elemento, em até 30 dias contados da sua realização, no § 1º de seu art. 51.

Assim, considerando o dever instituído no dispositivo mencionado do Decreto n° 48.745/2023, o convenente passar ter a obrigatoriedade de realizar o registro, no Sigcon-MG Módulo Saída, de todos os atos realizados para a execução física e financeira do convênio de saída.

A título de exemplo, para a aquisição de um bem, o convenente deverá efetuar o registro dos atos preparatórios da contratação, do contrato celebrado e eventuais aditivos, de fotografias que demonstrem o bem adquirido, da transferência eletrônica realizada para o pagamento, da nota fiscal emitida pelo contratado, de fotografia demonstrando a aplicação do bem na finalidade prevista, entre outros.

Cada um desses atos deve ser registrado em até 30 dias desde a data de sua realização. O estabelecimento desse prazo, relativamente curto ao se considerar a vigência do instrumento, inaugura uma nova lógica da prestação de contas do convenente, já que essa passa a ser feita concomitantemente à execução.

Essa rápida disponibilização de informações ao concedente acerca da execução do instrumento possibilita que o monitoramento do convênio seja feito de maneira tempestiva, permitindo que o concedente reoriente ações, quando necessário, e que o convenente saneie eventuais irregularidades, sem que haja o prejuízo do alcance dos resultados.

Ademais, a disponibilização dos documentos relativos à execução à época de sua criação torna o encaminhamento da prestação de contas, parcial ou final, uma atividade residual, já que nessa etapa o convenente deverá encaminhar apenas os documentos que eventualmente não tiverem sido enviados durante a execução.