Monitoramento e Avaliação

Primeiramente cabe destacar que o monitoramento difere da prestação de contas, sendo avaliado aqui a conformidade da execução enquanto ela ocorre, de forma a minimizar possíveis erros e danos futuros.

O Gestor é o principal ator nessa etapa da parceria, viabilizando a fase do monitoramento, que se dará por meio da interlocução entre esse ator, a OSC e a comissão de monitoramento e avaliação.

Para subsidiar o monitoramento e avaliação, o OEEP poderá realizar visita técnica in loco, auxiliando na verificação do cumprimento do objeto da parceria e do alcance das metas pactuadas.

De modo semelhante, nas parcerias com vigência superior a um ano, o OEEP realizará, quando possível, pesquisa de satisfação dos beneficiários, visando a contribuir com o cumprimento dos objetivos pactuados e ajuste das metas e ações definidas:

MONITORAMENTO DENTRO DO SIGCON

GESTOR DA PARCERIA

O gestor da parceria é o agente público responsável pela gestão da parceria celebrada, de forma a ser o orientador da OSC durante todo o processo para que execute em conformidade com o pactuado. Sua designação deve ocorrer por ato publicado em meio oficial de comunicação, podendo ocorrer no extrato da parceria.

Durante o monitoramento da parceria o gestor atua acompanhando a parceria em especial de forma preventiva para que todo e qualquer eventual dano seja minimizado.

O órgão ou entidade estadual parceiro deve disponibilizar materiais e equipamentos tecnológicos necessários às atividades de monitoramento e avaliação realizada pelo gestor.

O gestor da parceria deve:

• Acompanhar, orientar, monitorar a parceria;

• Fiscalizar a execução da parceria;

• Informar ao seu superior hierárquico a existência de fatos que comprometam ou possam comprometer as atividades ou metas da parceria e de indícios de irregularidades na gestão dos recursos, bem como as providências adotadas ou que serão adotadas para sanar os problemas detectados;

• Analisar o relatório de monitoramento e a prestação de contas anual;

• Produzir o relatório técnico de monitoramento e avaliação, observado o art. 59 da Lei Federal nº 13.019/2014 e o art.59-A Decreto nº 47.132/2017;

• Emitir parecer técnico conclusivo de análise da prestação de contas final.

O gestor da parceria poderá obter auxílios das áreas técnicas competentes para subsidiar suas ações, inclusive no monitoramento.

O modelo de Termo de Designação do gestor está disponível em https://sigconsaida.mg.gov.br/padronizacoes-parcerias/

Em hipótese de inexecução do objeto por culpa exclusiva da OSC, sendo atendimento de serviços essenciais à população, poderá o OEEP retomar os bens públicos em poder da OSC e assumir a responsabilidade pela execução restante do objeto previsto no Plano de Trabalho. Visto que enseja tais providências, é papel do gestor comunicar sobre a situação de inexecução ao administrador público.

O gestor e a OSC devem manter contato constante! Assim, a OSC terá as orientações necessárias para a correta execução da parceria. Por outro lado, o gestor poderá realizar o adequado acompanhamento e avaliação da parceria.

O gestor pode solicitar informações sobre a execução da parceria à OSC e analisar o relatório de monitoramento sempre que entender necessário!

O gestor deve informar formalmente ao administrador público qualquer fato ou indício de irregularidade na execução da parceria, bem como eventuais dificuldades enfrentadas no exercício de suas atribuições. O gestor pode reportar a necessidade de realização de visitas técnicas in loco e de apoio de técnicos de outros setores.

LEITURA IMPORTANTE Arts. 2º, inciso VI, e 61 da Lei Federal nº 13.019/2014.

OBRIGAÇÕES DA OSC NO MONITORAMENTO

Para a boa execução do instrumento, além do gestor cumprir seu papel, a OSC deve ser assertiva ao gestor da parceria, respondendo seus questionamentos, mantendo contato constante para diminuir possibilidade de erros e apresentar toda e qualquer documentação solicitada.

O art. 56 do Decreto 47.132/2017 discrimina como principais obrigações da OSC no monitoramento da parceria:

Apresentar periodicamente o relatório de monitoramento, no prazo de até quinze dias após o término do período a ser monitorado, informando o andamento da execução do objeto.

Relatório de Monitoramento

A periodicidade da apresentação do relatório de monitoramento deve ser definida no instrumento celebrado, sendo seu intervalo máximo de seis meses.

Para que o gestor da parceria possa verificar o andamento da execução, o relatório de monitoramento deve conter, no mínimo:

I - descrição das ações realizadas para o cumprimento das metas estabelecidas, demonstrando o alcance dos resultados previstos para o período;

II - fotografias, vídeos, depoimentos e outros suportes;

III - considerações acerca dos aspectos pactuados no plano de trabalho, de modo a evidenciar possíveis aspectos dificultadores na execução do objeto;

IV - valores totais destinados e valores executados até a entrega do relatório de monitoramento, demonstrando compatibilidade com o cronograma de desembolso e plano de aplicação de recursos;

V - demonstração do cumprimento, pela OSC, dos mecanismos de publicidade de que trata o art. 10;

VII - extrato bancário mês a mês comprovando a aplicação dos recursos recebidos e, quando for o caso, da contrapartida financeira;

VIII - contracheque de pagamento de cada membro e comprovante de recolhimento de encargos trabalhistas, quando a parceria envolver despesas com remuneração de equipe de trabalho;

IX - demonstrativo de despesas executadas, nos termos do § 7º-A do art. 67, acompanhada de justificativa para o remanejamento, quando for o caso;

X - informações complementares, a critério do órgão ou entidade estadual parceiro, considerando a complexidade do objeto da parceria;

VI - quando a parceria envolver a realização de reforma ou obra:

• informações relacionadas à execução física do objeto;

• cópia e comprovante de pagamento da Anotação de Responsabilidade Técnica – ART/CREA ou do Registro de Responsabilidade Técnica registrado no Conselho de Arquitetura e Urbanismo – RRT/CAU de execução de reforma ou obra, emitidos pela empresa ou concessionária contratada;

• O órgão ou entidade estadual parceiro poderá dispensar a apresentação de documentos listados III e VI mediante justificativa técnica devidamente fundamentada e anuência do administrador público, sem prejuízo de sua exigibilidade posterior.

Ler a minuta do instrumento celebrado onde contém todas as informações e obrigações dos parceiros é extremamente importante para uma boa execução.

O acordo de cooperação estará sujeito a monitoramento e avalição simplificados, conforme previsão no instrumento.

Preenchimento do Relatório

Responsável Monitoramento Convênios/Parcerias" na OSC Parceira (Convenentes) - https://www.sigconsaida.mg.gov.br/wp-content/uploads/arquivos/padronizacao/mrosc_relatorio_monitoramento_termo_fomento_colaboracao.docx

COMISSÃO DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

Em uma instância diferente da do gestor, figura a Comissão de Monitoramento e Avaliação:

A Comissão de Monitoramento e Avaliação é o órgão colegiado destinado a monitorar e avaliar o conjunto das parcerias.

Assim como o gestor, a Comissão deve ser designada por meio de ato publicado em meio oficial de comunicação.

Os principais requisitos a serem observados ao selecionar os membros que irão compor a Comissão de Monitoramento e Avaliação são os mesmos da Comissão de Seleção, que se encontram no art. 22 do Decreto 47.132/2017:

• a composição deverá conter pelo menos um membro servidor ocupante de cargo efetivo do quadro de pessoal da administração pública do Poder Executivo estadual;

O membro da comissão de seleção deverá se declarar impedido de participar do processo, caso tenha mantido relação jurídica, nos últimos cinco anos, com alguma das OSCs em disputa, tais como:

• seja ou ter sido associado, cooperado, dirigente, conselheiro ou trabalhador de OSC participante do processo seletivo;

• ser cônjuge ou parente, até segundo grau, inclusive por afinidade, dos dirigentes de OSC participante do processo seletivo;

• ter recebido, como beneficiário, os serviços de qualquer OSC participante do processo seletivo;

• ter efetuado doações para OSC participante do processo seletivo;

• ter interesse direto ou indireto na parceria;

• ter amizade íntima ou inimizade notória com dirigentes da OSC participante do processo seletivo.

A verificação dos impedimentos acima visa garantir a imparcialidade do agente público designado para a função.

O modelo de resolução para designação da Comissão de Monitoramento e Avaliação está disponível em https://sigconsaida.mg.gov.br/padronizacoes-parcerias/

A Comissão de Monitoramento e Avaliação é responsável por:

• Homologar os relatórios técnicos de monitoramento e avaliação;

• Verificar os resultados do conjunto das parcerias;

• Propor aprimoramento dos procedimentos;

• Propor padronização de objetos, custos e parâmetros;

• Produzir entendimentos voltados à priorização do controle de resultados.

Ela deve participar de reuniões periódicas, a fim de avaliar o conjunto das parcerias por meio da análise quantitativa e qualitativa dos instrumentos celebrados pelo OEEP, das parcerias vigentes, dos relatórios de monitoramento e das prestações de contas anuais apresentadas pelas Organizações da Sociedade Civil.

Quando houver, a comissão deve considerar os relatórios de visita técnica in loco, os resultados das pesquisas de satisfação e os relatórios técnicos de monitoramento e avaliação elaborados pelo gestor da parceria.

A periodicidade das reuniões será estabelecida no ato de designação da comissão.

O OEEP pode optar por instituir uma ou mais Comissões de Monitoramento e Avaliação, desde que observada a segregação de funções e respeitadas as disposições de impedimento do art. 22 do Decreto 47.132/2017.

Em respeito à segregação de funções e a imparcialidade, os membros da comissão de monitoramento e avaliação não devem ser gestores de parceria.

A Comissão de Monitoramento e Avaliação poderá solicitar assessoramento técnico de especialista que não integre os seus membros para subsidiar seus trabalhos.

O monitoramento e a avaliação da parceria executada com recursos de fundo específico poderão ser realizados por Comissão de Monitoramento e Avaliação a ser constituída pelo respectivo Conselho Gestor, conforme legislação específica, respeitadas as exigências da Lei Federal nº 13.019/2014 e do Decreto nº 47.132/2017.

A Comissão de Monitoramento e Avaliação deve, em conformidade com o art. 4º da Resolução SEGOV nº 29, consolidar, ao término de cada exercício, em meio eletrônico que permita o acesso aos interessados, relatório contendo as avaliações e resultados do conjunto de parcerias e informações acerca dos trabalhos realizados e propostas de monitoramento apresentadas.

A elaboração desse relatório possibilitará aos próximos integrantes da comissão, bem como ao administrador público e demais interessados, o vislumbre de um histórico, inclusive para consulta própria da Comissão de Monitoramento e Avaliação conseguir avaliar dentre suas ações, melhorias nos procedimentos e consolidar resultados.

LEITURA IMPORTANTE

A Resolução SEGOV nº 29/2021 discrimina as ações e competências da Comissão de Monitoramento e Avaliação.

Recomenda-se que, caso o gestor da parceria tenha emitido Relatório Técnico de Monitoramento anterior a atuação da comissão de monitoramento e avaliação, o gestor emita documento informando o fato para que a comissão atuante dê anuência.

Agora que já vimos o papel do Gestor e da Comissão, vamos entender alguns documentos que estão relacionados à etapa de monitoramento.

RA

Relatório de Atividades

Quem produz?

Produzido pela OSC

O que deve conter?

Informações sobre o andamento da execução física do objeto.

Quando deve ser produzido?

A periodicidade será definida no instrumento da parceria e deve observar o intervalo máximo de seis meses entre as apresentações dos relatórios de monitoramento.

RTMA

Relatório Técnico de Monitoramento e Avaliação (RTMA)

Quem produz?

• Produzido pelo gestor da parceria.

• Homologado pela Comissão de Monitoramento e Avaliação.

O que deve conter?

A análise de conformidade do cumprimento do objeto pactuado e os resultados alcançados durante a execução do Termo de Colaboração ou de Fomento e, para tanto:

• a descrição sumária das atividades e metas estabelecidas;

• análise das atividades realizadas e cumprimento das metas, do impacto e do benefício social obtido em razão da execução do objeto estabelecido (com base nos indicadores constantes no Plano de Trabalho);

• valores efetivamente transferidos pela administração pública;

• análise dos documentos comprobatórios das despesas apresentadas pela OSC na prestação de contas, quando não comprovado o alcance de metas e resultados estabelecidos no respectivo Termo de Colaboração ou de Fomento;

• análise de eventuais auditorias realizadas pelos controles interno e externo, no âmbito da fiscalização preventiva, bem como de suas conclusões e das medidas que tomaram em decorrência dessas auditorias.

Quando deve ser produzido?

• Quando a parceria for selecionada por amostragem, conforme ato do dirigente máximo do OEEP;

• Quando for identificado, pelo gestor, indício de descumprimento injustificado do alcance das metas da parceria;

• Quando for aceita denúncia de irregularidade na execução parcial do objeto, mediante juízo de admissibilidade realizado pelo administrador público;

• No caso de parcerias para execução de atividades.

Visita in loco

Relatório de visita técnica in loco

Quem produz?

• Produzido pelo OEEP.

• Enviado à OSC para conhecimento, esclarecimentos e providências eventuais, podendo ensejar a revisão do relatório, a critério do OEEP.

O que deve conter?

• Subsídios ao monitoramento e avaliação da parceira, como verificação presencial e registro da execução do cumprimento do objeto pactuado.

Quando deve ser produzido?

• Quando possível, especialmente nas hipóteses em que a visita for essencial para verificação do objeto da parceria e do alcance de metas.

Pesquisa de Satisfação

Documento sistematizando o resultado de pesquisa de satisfação

Quem produz?

• Produzido pelo OEEP, diretamente ou com apoio de terceiros, por delegação de competência ou por meio de ajuste com órgãos ou entidades. A pesquisa poderá ser realizada pelo interveniente, com recurso da parceria, desde que pactuado no instrumento celebrado.

• Enviado à OSC para conhecimento, esclarecimentos e providências eventuais.

O que deve conter?

• Apuração da satisfação dos beneficiários e da possibilidade de melhorias das ações desenvolvidas pela OSC, visando a contribuir com o cumprimento dos objetivos pactuados e ajuste das metas e ações definidas.

Quando deve ser produzido?

• Nas parcerias com vigência superior a um ano, quando possível.