Convalidação
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Em regra, apenas convênios vigentes podem ser aditados. Nessa perspectiva, em princípio o SIGCON Saída não permite a criação de termos aditivos e prorrogações de ofício de convênios vencidos. Contudo, o concedente pode verificar, no caso concreto, a necessidade de prorrogar e/ou alterar o convênio mesmo após o término da vigência, convalidando os atos praticados desde o período de encerramento da vigência do convênio até o momento do ajuste de prorrogação. Para viabilizar esse ato, foi desenvolvida no SIGCON- SAÍDA a ferramenta de convalidação.
A ferramenta de convalidação não se confunde com a cláusula de convalidação. Na realidade, por meio da ferramenta no SIGCON-SAÍDA, os usuários definem um período no qual poderá ser cadastrado um termo aditivo ou prorrogação de ofício no convênio vencido. Após o cadastro da convalidação, serão habilitadas as opções de cadastro de alterações e prorrogações de ofício, e no momento de cadastro do termo aditivo ou prorrogação de ofício é que o concedente deverá informar o novo prazo de vigência, preenchendo no respectivo campo o número os dias correspondente ao período compreendido entre o início da vigência do convênio até a data final para a qual ela será prorrogada.
A convalidação deve ser cadastrada pelo usuário com o perfil de Encaminhador, e só estará habilitada se o convênio estiver com a vigência encerrada.
A opção de convalidação só estará disponível se o convênio estiver vencido. O restante das opções para alterações estarão disponíveis quando a convalidação for aprovada, mesmo com a vigência encerrada.
Ao cadastrar a convalidação, o usuário encaminhador deverá preencher o número de dias entre o término da vigência do convênio até a data em que ele considera razoável para o cadastro da prorrogação de vigência, pois, conforme mencionado anteriormente, a função da ferramenta de convalidação no SIGCON-SAÍDA é permitir o cadastrado de termo aditivo ou prorrogação de ofício em convênios vencidos, e não prorrogar a vigência do convênio em si:
O usuário com o perfil de "Encaminhador" deve preencher uma justificativa para convalidação;
O campo "Data atual" exibe a data final da vigência do convênio, na qual tem o início o período de convalidação;
O valor preenchido pelo usuário no "nº Dias" é acrescido à "Data Atual" e o resultado dessa soma é exibido no campo "Data Final";
Após o preenchimento dos campos obrigatórios o usuário deve clicar em "Salvar".
A título de exemplo, suponhamos que a vigência de um convênio expirou no dia 08/03/2017, que o concedente verificou no dia 05/03/2018 a necessidade de prorrogar sua vigência até o dia 31/12/2018, e que o usuário com o perfil de “Encaminhador” responsável pelo cadastro da convalidação” considerou que o processo de prorrogação de vigência do convênio será concluído em aproximadamente em 25 dias. Um erro comum dos usuários é preencher no campo “N° Dias” o período correspondente entre a data atual (05/03/2018) e a data para a qual a vigência será prorrogada (31/12/2018) – 301 dias. O que aconteceria, nesse caso, é que a data final para o cadastro da prorrogação de vigência ficaria anterior à data corrente, de modo que as opções de cadastro de alterações e de prorrogações de ofício continuariam desabilitadas:
O correto seria preencher neste campo o período entre a data em que a vigência expirou (08/03/2017) e a data até a qual a opção de cadastro da prorrogação de vigência deverá ficar habilitada, mesmo que convênio esteja vencido (05/03/2018 + 25 dias = 30/03/2018) – 387 dias.
Após salvas as informações da convalidação, esta é exibida na tabela “Lista de Convalidações Cadastradas”. Além de cadastrar a convalidação, o usuário com o perfil de “Encaminhador” também deverá realizar a assinatura da convalidação e em seguida encaminhá-la para que o ordenador de despesas também a assine:
Finalmente, após a assinatura do ordenador de despesas, a convalidação assume o status de “Aprovada”, habilitando o cadastro de alterações no convênio.
Abaixo o fluxo de tramitação da convalidação de convênios no SIGCON-SAÍDA:
Aguardando Convalidação: o usuário com o perfil de encaminhador deve assinar a convalidação.
Convalidação Registrada: o usuário com o perfil de encaminhador deve enviar a convalidação para o ordenador de despesas.
Aguardando Aprovação: o usuário com o perfil de Ordenador de Despesas deve assinar a convalidação.
Aprovada: a convalidação foi assinada pelo ordenador de despesas e habilitará o cadastro de alterações no convênio mesmo que ele esteja encerrado, até a data final definida pelo usuário.
Finalizada: a data final da convalidação é inferior à data corrente, as opções de cadastro de alterações no convênio não serão habilitadas caso este ainda permaneça encerrado.
