Documentos Digitais

As informações registradas, codificada de forma acessível e interpretável por sistemas computacionais são Documentos Digitais.

Documento Nato-Digital

Um documento nato-digital se refere a um criado originalmente em meio eletrônico ou digital.

Ou seja, já “nasceram” digitais, possuem validade legal equiparando-os aos documentos físicos.

Porém, para que essa equiparação seja legal, existem algumas regras, entre elas a certificação e a assinatura digital.

Como exemplo, documentos produzidos por programas como Microsoft Office (Word, Excel) e LibreOffice, por uma câmera digital ou outros sistemas computacionais são considerados Nato-digitais, já que foram produzidos (digitados) em algum programa de computador

Documento Digitalizado

É um documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

O documento digitalizado é aquele que já existe em formato físico e é posteriormente convertido em digital, por meio da digitalização. Esse processo é a conversão fiel do documento físico existente para o código digital, usando um aparelho Scanner ou até fotografando o documento.

Para atestar a autenticidade desses documentos, é necessário que esses sejam conferidos e assinados por um Agente autorizado a utilizar o sistema.

O Decreto nº10.278, de março de 2020 define Documento Digitalizado como: representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados.

Dicas para digitalização dos documentos:

• Retire clipes e grampos para evitar problemas com a legibilidade dos documentos digitalizados;

• Cuide das configurações. Alguns detalhes de configuração dos equipamentos utilizados para escanear os arquivos podem solucionar problemas no processo de digitalização que, às vezes, fazem com que os documentos digitalizados não fiquem bem legíveis ao serem escaneados;

• Brilho. Muitas vezes, o ajuste em 50% funciona bem para os documentos. No entanto, se as letras saírem muito falhas e finas, é preciso reduzir o brilho para que a imagem fique mais escura. Já se o problema estiver nas letras pouco legíveis e muito escuras, basta aumentar o brilho;

• Qualidade da imagem. O mais indicado é que a qualidade da imagem seja de 300dpi. Caso o texto da página tenha caracteres bem pequenos, configure a qualidade para que fique entre 400dpi e 600dpi. Dessa forma, os arquivos vão ficar perfeitos e todos conseguirão visualizar claramente as informações desejadas.

Cópia Autenticada Administrativamente

Será sempre uma fotocópia ou impressão de um documento que já teve a conferência com o documento original, realizada por servidor público que mediante a fé pública inseriu um carimbo institucional e sua própria assinatura, atestando que o documento foi conferido com o original em determinada data.

Para cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples (ocasião na qual os documentos digitalizados dessas três últimas formas, terão valor de cópia simples).